martes, 10 de agosto de 2010

Importancia de la Informática en la Contabilidad

Importancia de la informática en el sistema contable

El objetivo principal del sistema de información contable en las empresas, es facilitar el registro contable de las operaciones que se efectúan en las mismas de una manera más fácil y cómoda, manejando los sistemas de información en la cual permite que la empresa evite realizar dichos registros en forma manual.

Se comienza con los saldos de las cuentas en el mayor al inicio del periodo.
Se analizan las transacciones para determinar las cuentas involucradas en la operación.

Se registra las operaciones en la base de datos en el programa contable, el cual prepara automáticamente el asiento diario respectivo el cual puede ser impreso en cualquier momento.


El Software contable realiza los pases del diario al mayor, automáticamente.

De igual manera para que la empresa tenga conocimiento de la administración que tiene en todas las áreas para así pueda tomar mejores decisiones y dar un mejor rumbo a su empresa para tener una mejor competitividad.

La producción del documento informático que configura un sistema diferente al de la contabilidad común y corriente, es decir, la contabilidad manual, hace que esa contabilidad se produzca por medio de máquinas, que vienen a ser las intermediarias del proceso informativo, con resultado a la información definitiva, para dar origen de esa manera a los respectivos libros de contabilidad.

Estos libros principales y auxiliares, conformados de acuerdo con la Ley, producen y constituyen en esos casos, los verdaderos Libros de Contabilidad de la Empresa.

Con esta producción documental entendemos que se planeta allí una coexistencia del documento electrónico (disquete, c.d., discos duros, archivos magnéticos, etc.) con el documento papel conformador de los libros de contabilidad.

Lo que sin lugar a duda tiene vital importancia probatoria para los efectos de sus relaciones entre los comerciantes por hechos de comercio, como entre no comerciantes, y entre comerciantes con el Fisco Nacional, pues de acuerdo con la naturaleza jurídica del caso planteado, se tendrá que considerar la valoración en sí de dichos documentos, y llegar a la conclusión de su posibilidad de admisión y análisis respectivo.

La ciencia y la informática aplicadas a la contabilidad hacen que el Contador Público pueda igualmente desarrollar una mejor actividad profesional, al considerar esa técnica como un medio también de agilizar y facilitar su trabajo.

De allí que, por ejemplo una inspección fiscal de parte del Servicio Nacional Integrado de Administración Tributaria, puede practicarse tanto en los libros de contabilidad propiamente dichos, como en los respectivos soportes informáticos o documentos electrónicos que existan con relación a dicha contabilidad, en los que se podrán observar la valoración misma, tanto de la información existente en ese documento electrónico, como de la contabilidad elaborada como producto de esa información.



Uso del Internet en la contabilidad

Durante los Últimos años el Internet ha adoptado un papel fundamental en el ámbito empresarial, abarcando aspectos tan diversos como la difusión de la información on-line y la venta de productos y servicios, gracias ha eso se vive en el mundo globalizado.

Contabilidad e Internet

La contabilidad, como disciplina ligada al proceso de generación y transmisión de información económica, comienza a sentir la influencia de las nuevas tecnologías de transmisión electrónica de la información.


Internet y los sistemas de información modificaran las estructuras de costos de las empresas, la manera en la que se relacionan con clientes y proveedores, los conceptos de fidelizacion de clientes y de empleados, etc.


Algunas cuestiones a debatir:


· Influencia del Tele trabajo en el Profesional de la Contabilidad
· Impacto de las Tecnologías de la Comunicación en las características cualitativas de la Información Contable
· Repercusión de las Tecnologías Multimedia en la Docencia de la Contabilidad
· Fuentes de Información para el Investigador en Contabilidad.



La utilización de Internet como medio de comunicación con sus clientes permite a los Contadores mejorar la calidad y eficiencia del servicio que proporcionan sus Clientes, reducir los costos operativos originados por al atención personal a cada uno de ellos, la elaboración de reportes y distribución de información y, al mismo tiempo, disponer de un medio proporcional de carácter masivo a un costo relativamente bajo.

Con una adecuada combinación en el uso del Web y el correo electrónico los Contadores mantienen perfectamente actualizados a sus clientes tanto del estado en que se encuentra el procesamiento de su información Contable como de las Obligaciones Fiscales que están por cumplirse y cambios en las Leyes y regulaciones oficiales correspondientes.

Utilizando la clave de acceso que les ha sido asignada, al conectarse al Web site los clientes tienen acceso a la información Contable de su Empresa como si estuviera en su propia oficina para consultar el estado que guarda su contabilidad, auxiliares de cuenta, etc., así como el historial del cumplimiento de obligaciones tributarias.

A través del Web site se difunde también gran cantidad de información tanto para los clientes actuales como para cualquier persona que requiera consultar algún tema relacionado con las obligaciones de personas físicas y morales en cuento al procesamiento y almacenamiento de la contabilidad del negocio y las obligaciones fiscales que deben cumplir.


De esta forma los Contadores logran captar el interés de nuevos mercados y promueven todos los servicios que pueden ofrecerles: procesamiento de datos, elaboración de documentos fiscales, Auditoria Contable y Consultaría, la cual, dependiendo de las necesidades del Cliente, puede ser proporcionada incluso vía Internet.

Para las personas interesadas en contratar sus servicios profesionales, se incluye una sección con toda la información necesaria, el currículo vital, las características de cada uno de los servicios que se ofrecen, un listado con los clientes actuales, formularios para solicitar mayor información y todos los datos que se requieran para contratarlos.

Adicionalmente, la Tecnología Internet puede proporcionar grandes beneficios
Y reducción de costos operativos estableciendo una red privada intranet para el despacho, como herramienta de comunicación y distribución de recursos entre todo el personal, aun el que se encuentra geográficamente disperso.



Influencia de la informática en la contabilidad

La contabilidad computarizada es una herramienta que consiste en la aplicación de los procedimientos tecnológicos de la computación y los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades contables, desde el punto de vista del registro de una forma sistemática y automatizada, de las operaciones y demás hechos contables que se suceden dentro de la organización.

La informática auxilia al contador para poder ofrecer servicios con mayor rapidez y precisión. La información oportuna que recibe el empresario le permite tomar decisiones mas adecuadas a la época turbulenta actual.


Considerando esto podemos observar la revolución que ha hecho la informática en las diferentes ramas del conocimiento; destacamos el papel que juega ésta en la internacionalización de la contabilidad, su primeros aportes lo hizo cuando dejamos de usar el registro de los libros en forma manual, para implementar registros electrónicos administrados bajo los software o paquetes contables, que posee la empresa, negocio o persona dueño de la información; más adelante esta información podía ser vista y utilizada a través de una red local en diferentes departamentos de la empresa, a tal punto que llegó a extenderse a lugares mas retirados como otras ciudades, que facilitan el trabajo de las sucursales con su principal.


Hoy en día estos registros no están sujetos a los PC de la empresa o negocio, sino que se pueden encontrar en la gran red Internet, es así como la informática influye en los procesos contables para ponerlos a la par del mundo actual.


Los Sistemas de Contabilidad Computarizados o Automatizados (como muchos lo llaman) han formado parte de las herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas, proporcionando así información oportuna, ahorro de tiempo y dinero. Esta característica ha permitido a los ingenieros en sistemas y a los propios contadores el buscar la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se ve envuelta la empresa; por lo que han creado Sistemas Computarizados de Contabilidad que brindan los mismos beneficios que ofrecen los Sistemas de Contabilidad Manual, pero más eficientes y con menos posibilidad de errores.


A través de todo el contenido de nuestro trabajo, trataremos de explicar la Problemática del año 2000 frente a los Sistemas de Contabilidad Computarizados, como están enfrentando los empresarios este problema, y cuales medidas se están tomando para combatir este inevitable acontecimiento.


El propósito fundamental de nuestra investigación, es proporcionar más información sobre esta problemática, que trae de cabezas al mundo, para así contribuir a aclarar las tantas conjeturas que se han venido formando; y de esta forma permitir que esté al alcance la documentación necesaria para que las personas puedan empaparse del asunto y tomar las decisiones oportunamente.



Ventajas de la informática en la contabilidad:

Los sistemas computarizados tienen muchas ventajas sobre los sistemas manuales. Las ventajas principales son las siguientes:

1-Velocidad

2- Volumen de producción

3- Reducción de errores

4- Pases automáticos al mayor

5- Obtención de información contable oportuna

6- Menores costos

7- Impresión automática de documentos

8- registros sumí automático.

9- envíos rápidos de datos de un lugar a otro.

10- consultas bancarias vía Internet.



Desventajas de la informática en la contabilidad:

Los Sistemas Computarizados también tienen sus limitaciones, pero estas limitaciones son correctivas y podría decirse que son leves en comparación con los grandes beneficios que ofrece a la empresa.

Las principales limitaciones son:

1- o costo de inversión al instalar un sistema computarizado.

2- costo de mantenimiento es alto y complejo.

3- alto costo en el entrenamiento del personal.

4- programas deben ser confiables.

5- lógica debe ser comprensible y las aplicaciones adecuadas.

6- disminución en la confiabilidad de la información contable

7- Complicado Proceso de Auditoria

8- costos Elevados de Software y Hardware

.9- uso humano indispensable para el análisis de la información

10- virus le borran las informaciones.


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